Kontinuierlicher Verbesserungsprozess – 7 Erfolgsfaktoren

Wo das Problem erkannt wird... ...liegt auch die erste Idee zur Veränderung!

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess – Nicht nur ein schönes Wort!

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess – auch KVP oder Kaizen genannt – wird hauptsächlich in Unternehmen angewendet, um bestehende Produkte oder Prozesse permanent zu verbessern, gemäß nach dem Motto: Es gibt nichts, was nicht noch verbessert werden kann!
Bei der klassischen Neuentwicklung eines Produktes oder der Einführung einer neuen Technologie in der Fertigung/Büro, kann in der Regel nur wenig auf Erfahrungswerte der Praxis zurück gegriffen werden. Hier bietet ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess während der laufenden Produktion von Produkten oder Dienstleitungen Möglichkeiten, das Produkt oder den Prozess zu verbessern. Anlässe um Verbesserungen einzuleiten sind zwingende Produktivitätssteigerungen, um die laufenden Kosten zu verringern um wettbewerbsfähig zu bleiben oder das Produkt/den Prozess einfacher und handhabbarer zu gestalten. Dies alles um wirtschaftlich zu bleiben und letztendlich Kosten zu sparen.

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Diesen größten unschlagbaren Vorteil bietet ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess auf jeden Fall:

Er lässt die praktischen Erfahrungen all jenigen einfließen, die tagtäglich Produkte fertigen oder die mit laufenden Prozessen leben müssen!
Leben müssen? Ja, manchmal leidlich leben müssen!

In vielen Unternehmen, wo ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess schon mal eingeführt wurde, ist aber KVP schon ein Schimpfwort geworden:
Die Abkürzung ‚KVP’ wird oft mit
– ‚Kannst’ vergessen Paul oder
– ‚Kirsch-Vanille-Pudding’ übersetzt!
Dies hört sich zwar im ersten Moment sehr humorvoll an, wenn da nicht eine sehr negative Botschaft mitschwingen würde…
…das bringt doch eh nichts!
…da haben wir bewiesen, dass es so nicht funktioniert, aber niemand will es umsetzen, wieso machen wir das dann überhaupt? Haben wir nicht schon genug am Hals? Ich jedenfalls, mache da nicht mehr mit!…
Eben: ‚Kannst vergessen Paul’!
Dies liegt häufig daran, dass zwar mit großem Elan und Engagement KVP eingeführt wird, aber dann genauso schnell wieder die Luft raus ist. Zurück bleiben dann unerfüllte Hoffnungen und Enttäuschungen auf beiden Seiten. Das ist wie mit allem im Leben, wenn wir es nicht kontinuierlich und mit Ausdauer betreiben, verlaufen sehr gute Vorhaben ins Nirwana! Nicht aber so, wenn Sie nachfolgende Tipps beherzigen und: Dranbleiben! Kontinuität ist der Erfolgsfaktor Nummer 1 beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess! (Welch eine Begriffsähnlichkeit! 😉 )

Damit es nicht zu dieser verbrannten Erde kommt, muss ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess nach folgenden Regeln eingeführt werden:

1. Wenn die Firma wüsste, was die Firma alles weiß…

Gewußt wie - Wissen und Erfahrungen nutzen - Wenn unsere Firma wüßte, was unsere Firma weiß...

Machen Sie sich als Chef klar, dass Ihre Mitarbeiter durch ihre praktischen Erfahrungen mehr wissen, als Sie sich vorstellen können! Das heißt, durch den täglichen Umgang mit den Fertigungsprozessen oder Produkten wissen Ihre Mitarbeiter genau, was geht und was vielleicht nur sehr umständlich läuft. Dieses Wissen ist bares Geld!

2. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess muss professionell umgesetzt werden!

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess muss zu einem ‚Geschäftsprozess’ gemacht werden!
Ich meine damit, dass Sie dafür Geld und Manpower einplanen müssen, und zwar fortlaufend! Aus meiner Erfahrung heraus geht es einfach nicht, dass man KVP ‚so nebenbei’ betreibt. Sie müssen sich im Klaren darüber sein, dass zwar nicht alles, was Ihre Mitarbeiter an Ideen für eine Verbesserung generieren auch umsetzen müssen, aber Sie dürfen dies nicht immer mit dem Argument ’Tolle Idee, aber wir haben da grad kein Geld dafür im Budget’ begründen.
Würden Sie das Ihrem Chef immer glauben?
Anfangs ja, aber je häufiger Sie dies tun, umso unglaubwürdiger stehen Sie bei Ihrer Mannschaft da. Die zwangsläufige Folge: Ein so betriebener kontinuierlicher Verbesserungsprozess motiviert Ihre Mitarbeiter nur sehr schwach!

3. Moderate Erwartungen

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess-Verschwendungen
Verschwendungen

Zwingen Sie Ihre Mitarbeiter nicht immer durch allzu coole Sprüche wie z.B.:
‚Das tun Sie nur für den Erhalt Ihrer Arbeitsplätze!’ oder ‚Wir erwarten von Ihnen regelmäßig dieses oder jenes Einsparpotenzial von xxxxx,xx €!’ Das schafft Erfolgszwänge und fördert nicht gerade eben ein entspanntes, kreatives und vor allem ein lustvolles Klima auf der Suche nach Verschwendungen. Ja, auch in Ihrem Unternehmen wird tagtäglich verschwendet…Zeit, Engagement, Material, Geld…

4. Widerstände einkalkulieren und überwinden!

Denken Sie an unerwartete Widerstände vor allem aus Bereichen, wo Sie eigentlich dachten, dass gerade diese Mitarbeiter von Natur aus innovativ sind!
Ich meine damit Entwickler von Produkten und Arbeits-/Prozessplaner. Diese Menschen reagieren zuerst einmal auf Verbesserungsideen der ‚Praktiker’ sehr zurückhaltend, manchmal sogar destruktiv und aggressiv. Waren Sie es doch, die das Produkt/den Prozess unter Zeitdruck und mit großen Mühen entwickelten und zum Laufen gebracht haben! Und dann kommen da Mitarbeiter daher, und bezweifeln die Richtigkeit und Funktion des unter viel Schweiß und Fleiß erreichten Arbeitsergebnisses!
Eine ganz normale Reaktion, wie ich meine, die aber nicht so heftig ausfallen muss, wenn man genau diese Mitarbeiter von Anfang an mit einbezieht! Ein so durchgeführter kontinuierlicher Verbesserungsprozess gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, an ihrem Arbeitsplatz Ideen zur Verbesserung zu generieren. Geben Sie Ihnen ein Gefühl mit auf den Weg, dass eine Verbesserung keine Kritik an ihrer Arbeitsleistung der Vergangenheit ist so nach dem Motto: Daran hättest Du ja auch schon vorher dran denken können oder? Wofür bezahle ich Dich eigentlich?…Denken Sie daran: Nichts ist so gut, dass es nicht noch verbessert werden kann!

5. Teamarbeit – Ein kontinuierlichen Verbesserungsprozess bietet ein praktisches Anwendungsgebiet!

Teamleiter Aufgaben
2505167 © scusi Fotolia.com

Somit sind wir bei der Organisation angelangt: KVP ist ein Prozess – wie es der Name schon besagt -, also ein lebendiger Ablauf, wiederkehrend und sehr natürlich! Die Natur macht es uns vor: Im Frühjahr ist alles anders als ein Jahr zuvor, obwohl es im ersten Moment nicht so danach aussieht!

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern auf, dass Sie es ernst meinen, mit dem Begriff ‚Mitarbeiter’!
Bringen Sie Mitarbeiter aus der gesamten Wertschöpfungskette, also von der Planung bis hin zum Versand zusammen, um gemeinsam Verschwendungen in Ihrem Unternehmen ausfindig zu machen und in Verbesserungen eigenverantwortlich umzusetzen.
Der Begriff des ‚KVP-Teams’ trifft es hier am Besten.
Durch die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen entstehen nicht nur gute Ideen, sondern ein Gefühl des ‚aufeinander angewiesen seins’. Wir arbeiten doch alle auf ein gemeinsames Ziel hin, nämlich den Kunden des Unternehmens einen Mehrwert zu bieten bei gleichbleibender hoher Qualität!
Dies wiederum lässt Spannungen und Konkurrenzverhalten unter den Mitarbeitern in den Hintergrund treten und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess hat gute Chancen, in Ihrem Unternehmen ein Erfolgsmodell zu werden.
Ihre Mitarbeiter arbeiten im Interesse der stetigen Entwicklung Ihres Unternehmens mit und sie müssen daher nicht ständig eng an der Erledigung ihrer Aufgaben erinnert werden!

6. Es gibt nichts zum Nulltarif!

Aber Vorsicht: Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist kein Selbstläufer! Schaffen Sie Klare Kommunikationsstrukturen in Form von regelmäßigen kleinen ‚Adhoc-Workshops’ – keine Palaver-Runden – am besten vor Ort am Geschehen. Dies bezeugt Ihr ehrliches Interesse an KVP und fördert die Bereitschaft zur Nachhaltigkeit!

7. Die Rolle des Chefs als Coach seiner Mitarbeiter

Kommunikation statt autoritärer Führung
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Treten Sie als Chef so auf, dass Ihre Mitarbeiter nicht das Gefühl bekommen, dies sei ja nur eine Pflichtveranstaltung! Natürlich ist sie das, aber wenn Sie immer als geübter Rhetoriker den Mitarbeitern Paroli bieten, dann ist es bald vorbei, mit der Ideensammlerei!
Fragen Sie interessiert nach, sparen Sie nicht mit Verwunderung und wissen Sie nicht immer alles besser, auch wenn Sie es doch vielleicht wirklich besser wissen.
Führen Sie Ihre Mitarbeiter oder besser – coachen Sie Ihre Mitarbeiter so, dass sie Ihre Argumente mit ins Kalkül ziehen wollen und wenn es möglich ist, auch alleine auf die(Ihre) Lösung kommen. Freuen Sie sich dann umso mehr, wenn dies dann passiert!
Sparen Sie nicht mit Anerkennung, die können Sie total kostenlos verteilen und ist mehr wert, als eine Verbesserungsprämie!

Und noch das beste zum Schluss:

Ein Geschäftsführer einer großen Firma, bei dem ich unterstützend tätig war, hat mir erzählt, dass ab der Einführung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses seine Mitarbeiter auf ihn zukommen, um ihn stolz zu berichten, was denn jetzt so alles besser funktioniert und woran sie jetzt arbeiten…er muss nun nicht mehr ständig nachfragen und kontrollieren! Das hat bei ihm ein gutes Gefühl und Vertrauen in seine Mitarbeiter beschert…und ganz nebenbei eine stetig steigende Produktivität!

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozesses ist doch etwas wert, oder?
Ich glaube ‚ja’, oder?
Probieren Sie es aus!

Schauen Sie hierzu auch auf meine Webseite: http://www.ideenmobil.com, dort finden Sie einen Musterprozess: Teamorientierter kontinuierlicher Verbesserungsprozess!
Viel Spaß dabei, Ihr Werner Schmidt

Vielen Dank für das Lesen des Artikels!

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